3 tips om professioneler te klinken in zakelijke e-mails

In het moderne tijdperk kan het zijn dat je voor je baan e-mails moet sturen naar collega's, bazen, klanten en meer.

Uw e-mails zijn geen eenvoudige berichten; het vertegenwoordigt wie u bent als professionele medewerker. Daarom wilt u ervoor zorgen dat al uw verzonden e-mails goed geschreven en gemakkelijk te lezen zijn.

Als uw bedrijf een specifiek programma gebruikt, zoals Microsoft Outlook, wilt u misschien leren hoe u zich kunt aanmelden berichtopmaak . Ongeacht het platform dat u gebruikt voor het verzenden van berichten, zijn er verschillende essentiële tips waarmee u rekening moet houden voordat u op verzenden klikt op uw e-mail.

afstandsbediening verloren voor firestick

Werken in de professionele sfeer kan voor iedereen een uitdaging zijn, maar misschien vooral voor degenen die de symptomen van een psychische aandoening of andere geestelijke gezondheidsproblemen beheersen.

Gelukkig zijn er online veel tools beschikbaar om u te helpen met deze stressfactoren om te gaan, goede coping-mechanismen te ontwikkelen en uw gevoelens te delen. Klik hier voor meer informatie en artikelen die, indien nodig, meer inzicht en toegang tot behandeling kunnen geven.

Proeflees uw zakelijke e-mails

De belangrijkste en meest waardevolle tool die u tot uw beschikking heeft, is proeflezen. Voordat u erover nadenkt om uw e-mail te verzenden, moet u een belangrijke vraag overwegen: is uw e-mail grammaticaal en logisch logisch?

Controleer op grammaticale fouten door de vooraf gemaakte spellingcontrole van de e-mail te gebruiken, indien beschikbaar. Als u twijfelt aan uw spellingcontrole, wees dan niet bang om externe bronnen te gebruiken (zoals een online woordenboek).

Andere grammaticale fouten waar u op moet letten, kunnen zijn:

• Onjuist gebruik van hoofdletters
• Onjuist gebruik van interpunctie (komma's, puntkomma's, etc.)
• Ongepaste schrijfstijl en toon voor een professionele setting
• Onjuist gebruik van eigennamen - dit is vooral belangrijk wanneer u andere mensen aanspreekt; er zijn maar weinig dingen die meer gênant zijn dan de naam van iemand (of iets) belangrijk verkeerd spellen!

Als uw e-mail klaar is, leest u deze hardop om te zien of deze klopt. Soms kun je zien of een zin niet klopt, simpelweg door de manier waarop hij klinkt.

Van daaruit kunt u eventuele correcties aanbrengen om ervoor te zorgen dat de algehele stroom van de e-mail consistent is.

Ten slotte, en als u de tijd heeft, slaat u de e-mail op als concept en loopt u er vanaf. Je kunt ook directe vrienden of familie vragen om je e-mail te lezen om te zien of ze fouten ontdekken.

zie je Facebook-profiel als iemand anders

Een goede vuistregel is om alleen op Verzenden te klikken als u er zeker van bent dat u alles in uw bericht zo goed mogelijk hebt nagelezen en heroverwogen.

Wees beknopt in zakelijke e-mails

Iedereen in uw bedrijf heeft zijn / haar verantwoordelijkheden, dus het is handig om hun tijd te respecteren door beknopte e-mails te maken. Door ze kort, krachtig en bondig te maken, kunt u snel een duidelijk antwoord krijgen en doorgaan met uw dag.

Zorg er allereerst voor dat uw berichten korte, gemakkelijk te begrijpen alinea's bevatten. In feite hoeft elke alinea niet langer te zijn dan twee zinnen.

Stel dat uw e-mail vereist dat u meerdere alinea's van volledige lengte schrijft. In dat geval kunt u overwegen om een ​​persoonlijke ontmoeting te plannen met degene die u e-mailt om verwarring en miscommunicatie te minimaliseren.

Zorg ervoor dat elk van uw alinea's alleen relevante informatie bevat. Hoe verleidelijk het ook is om kleine details op te nemen die uw ontvanger kunnen helpen uw bericht te begrijpen, maar als u die addendums verwijdert, kunt u een e-mail maken die kort en direct is.

Dit soort berichten zijn vaak veel gemakkelijker voor een lezer om te begrijpen, en uw ontvangende partij zal indien nodig waarschijnlijk verhelderende vragen stellen.

Steam game-activiteit verbergen voor vrienden

Een andere handige manier om beknopte taal te gebruiken, is op uw hoede zijn om werkwoorden te zijn. Zo kan zoiets als Ik wil een rapport kunnen verzenden, verkorten tot Ik verzend een rapport.

In dit scenario zou je een te zijn-werkwoord elimineren en het vervangen door een actief werkwoord dat omslachtigheid elimineert.

Schrijf op een respectvolle toon

Breng uw boodschap vooral respectvol over.

Agressie in een e-mail kan als kleingeestig overkomen, aangezien de ontvanger niet rechtstreeks met u spreekt. Je kunt deze onbedoelde toon vermijden, zelfs als je slecht nieuws brengt, door negativiteit in evenwicht te brengen met positiviteit.

Als u bijvoorbeeld de prestaties van een medewerker wilt bekritiseren, kunt u de zin beginnen met iets positiefs en eindigen met uw kritiek.

Bovendien, vermijd het gebruik van maar . Het ontkent de eerste helft van de zin, dus zelfs als je met iets positiefs begint, kan het gebruiken van maar iemand doen denken dat je onoprecht bent. Vervang dus maar door en zodat beide uitspraken waar blijven.

hangouts voor mac desktop

U kunt ook overwegen om aan het einde van uw bericht een korte handtekening op te nemen. Deze handtekeningen kunnen helpen bij het overbrengen van belangrijke contact- en persoonlijke informatie aan uw ontvanger.

Ga desgewenst naar uw e-mailinstellingen en stel een handtekening in met uw naam, telefoonnummer voor contact en andere sites waarmee u bent verbonden.

Als uw bedrijf een logo heeft, kunt u overwegen om de afbeelding op te nemen als onderdeel van uw handtekening. Het resultaat is een e-mail die klinkt en er professioneel uitziet, met een respectvolle toon.

Conclusie

Een belangrijke manier om in gedachten te houden, is om zo goed mogelijk korte, beknopte en foutloze berichten te maken, zelfs in meer informele e-mails. Door dit te doen, laat je je baas zien dat je hem respecteert, en zeg je tegen jezelf dat je inderdaad de professional bent waarvan je wilt dat anderen je zien.